就一个处于生产领域的商品生产企业来讲,它的传统商务过程大致可以描述为:需求调查→材料采购→生产→商品销售→收款→货币结算→商品交割。引入电子商务时这个过程可以描述为:以电子查询的形式来进行需求调查→以电子单证的形式调查原材料信息确定采购方案→生产→通过电子广告促进商品销售→以电子货币的形式进行资金接收→同电子银行进行货币结算→商品交割。
对一个处于流通领域的商贸企业来讲,由于它没有生产环节,电子商务活动几乎覆盖了全部的企业经营管理活动。通过电子商务,商贸企业可以更及时、更准确地获取消费者信息,从而准确订货、减少库存,并通过网络促进销售,以提高效率、降低成本,获取更大的利益。
电子商务模式可以从消费者或从销售商两个方面考虑。从消费者来看,贸易活动指出了一个采购者在购买一个产品或服务时所发生的一系列的活动。从销售商来说,贸易模式定义了订货管理的循环,指出了系统内为了完成消费者的订单所采取的一切措施。 未来的电子商贸系统要处理的是一个取代事务流、资金流并反映和协调物流过程的信息流。商贸实务操作主要包括:交易前的准备、贸易磋商和签订合同、结算付款等环节。1.交易前的准备
交易前的准备过程主要是指买卖双方在交易合同签订之前的准备活动。与传统贸易不同的是,电子商务交易前的准备使交易双方在互联网上广泛寻找交易机会和交易伙伴,进行价格等成交条件的比较,了解国家和地区的贸易政策、政治和文化背景等。
传统的做法是:买方根据自己打算购买的商品,通过广告等媒体了解所购买的商品信息、供货商以及价格等等。再进行货源市场调查和市场分析,了解各个卖方国家的贸易政策,修改购货计划和进货计划。接下来是按计划确定购买商品的种类、数量、规格、购货地点和交易方式等。买方一般都要千方百计地寻找自己所需要的产品信息,以充实自己的进货渠道。整个过程费时费力,加上所能得到的信息有限,很难获得最佳货源和最低价格。 卖方的传统做法是用各种各样的广告、报纸、户外媒体来宣传自己,这种方法和内容就是通常所讲的营销策略,卖方也是千方百计地想办法推销自己的产品,除了上门直销以外最多只能通过发布分类广告,然后“守株待兔”、坐等用户上门的方式来实现。从这个意义上讲,传统的交易前的准备实际上就是买卖双方通过广告等媒体进行商品信息发布、查询和匹配过程。 而在网络环境下,这一切都活有所改变。演变成卖方利用互联网和各种贸易网络发布商品广告,积极的上网推出自己商品的信息资源,寻找贸易伙伴和交易机会,扩大贸易范围和商品所占市场份额。买方则随时上网查询自己所需要的商品信息资源。推拉互动,共同完成商品信息的供需实现过程。在电子商务系统中,贸易信息的交流,通常都是通过双方的网址和主页来完成,如图2-3。
这种信息的沟通方式无论从效率上,还是从实践上都是传统方法无法比拟的。在以计算机为主要工具的交易前的准备过程,即信息查询过程一般称为支持交易前系统。支持交易前系统是电子商务中应用的最成功的一部分。
2.贸易磋商和签订合同
交易磋商和签订合同主要是指买卖双方对所有交易细节进行谈判,将双方磋商的结果以书面文件形式签订合同。电子商务的特点是可以签订电子贸易合同。交易双方可利用现代电子通信手段,经过认真谈判和磋商后,将双方在交易中的权利、义务,所购买商品的种类、数量、价格、交货地点、交货期、付款方式和运输方式、违约和索赔等合同条款全部以电子交易合同作出全面详尽的规定,合同双方可以利用EDI进行签约,也可以通过数字签名等方式签订合同。
在商品买卖双方都了解到了有关商品的供需信息后,具体商品交易磋商过程就开始了。在传统贸易过程中,贸易磋商过程基本上是交易信息的传递过程。这些信息均反映了商品交易双方的价格意向、营销策略、管理要求及详细的商品供需情况。传统方式下,通过邮寄传递单证施贸易磋商过程中既费时又费力的过程,并且邮资比较昂贵,特别是贸易磋商回合较多时更是这样。用电话联系虽然能够达到磋商的目的,除了也存在费用较昂贵的问题外,磋商的结果仍然需要用传递直面单证的方式完成,况且,电话进行贸易磋商的效果是十分有限的。用传真虽然能够达到直接传递纸面单证的目的,但是传真的安全保密性和可靠性不足,一旦发生贸易纠纷,传真间不足以作为法庭和仲裁的依据。故在传统的技术条件下,邮寄就成了重要贸易文件传递的唯一途径。
电子商务环境下,交易磋商不同与传统的磋商方式。整个磋商过程可以在网上完成。原来交易磋商中单证交换过程,在电子商务环境下演变为记录、文件和报文在网络中的传递过程。各种各样的电子商务系统和专用数据交换协议自动地保证了网络信息传递过程的准确性和安全可靠性。各类商务单证、文件,如价目表、报价单、询盘、发盘、还盘、订单、订购单应答、订购单变更请求、运输说明、发货通知、付款通知等,在电子商务中都变成了标准的报文形式。提高了整个交易过程的效率。较少了漏洞和失误,规范了整个商品贸易过程。交易磋商程序如图2-4所示。
在电子商务应用过程中,以计算机为主要工具的交易磋商和签订合同的过程称为支持交易过程中系统。该系统实际上就是在支持交易前系统的基础上更进一步。它支持这买卖双方完成交易磋商直到合同签订的整个过程。
从商务和技术发展的角度来看,支持贸易中系统大大地前进了一步,但是随之所带来的问题和系统的复杂程度也大大地增加了。首先是系统必须从技术上确认用户的订货要求没有欺诈和恶作剧行为;其次是确认共给方确实是合法单位并且保证他人不会盗取用户的银行卡信息从事其他违法活动。因此,这类系统往往在中心进行有效性和合法性的注册。只有已注册的用户才能从事网上交易,并且在交易过程中系统将会提供动态联机认证和保密措施。因此这类业务常常发生在一些买卖交易频繁、买卖关系相对比较固定的贸易伙伴之间。 电子商务的支持交易中系统中,合同的签订不再以传统法律要求的书面文件形式,确定磋商的结果,而是以电子合同的方式。因为网络协议和应用系统自身已经保证了所有贸易磋商日志文件的确定性和安全可靠性。所以,买卖双方都可以通过磋商文件来约束贸易行为和执行磋商结果。
3.结算付款
买卖双方“签订”电子合同后,交易涉及的有关各方如中介方、银行金融机构、信用卡公司、海关系统、商检系统、保险公司、税务系统、运输公司等。买卖双方要利用与电子商务有关的各方面进行各种电子票据和电子单证的交换,直到办理完可以将所购商品从卖方按合同规定开始向买方发货的一切手续为止。其间最重要的是电子支付环节。传统付款方式下,付款的效率很低,从美国划拨一笔款项到中国要经历很多的中间过程,至少需要两周的时间。电子商务环境下,利用现代的网络通信技术和先进的计算机处理系统,初步实现了电子支付,从美国划拨一笔款项到中国一般只需要一两天的时间,安全、可靠、急事,保证了自己运营的高效率。
传统的以现金和支票为基础的付款方式在网络环境下有很大的改变。改变的结果是,原来的支票支付方式被电子支票方式所取代;原来现金支付方式被信用卡和电子现金取代。电子商务中的电子支付系统即支持交易后系统。该系统是在前两者的基础上再进一步,使之能够完成资金的支付、清算、承运、发/到货管理等。这类系统由于涉及到银行、运输等部门,所以运行机制的复杂程度和系统开发的难度会大大地增加。然而,系统的用户操作运行的难度并不大。
在交易双方通过协议完成各种交易手续后,商品交付给运输公司起运,可以通过电子贸易系统跟踪货物;银行按照合同及相应单证支付资金,出具相应的银行单证,最终完成整个交易过程。这一阶段是从买卖双方办完所有各种手续之后才开始,卖方要备货、组货,同时进行保管、保险等,卖方将所卖商品交付给运输公司包装、起运、发货,买卖双方可以通过电子贸易服务器跟踪发出的货物,银行和金融机构也按照合同处理双方收付款、进行结算,出具相应的银行单据等,直到买方收到自己所购商品,完成了整个交易过程。索赔是在买卖双方交易过程中出现违约时,需要进行违约处理的工作,由受损方向违约方索赔。电子支付环节的完善是电子商务的以真正实现的基础,目前只有少数发达国家建立了完善的电子支付体系,中国在这一领域还有较长的路要走。