无论是工作还是沟通，邮件都是个很重要的通讯工具。那你知道怎样写才能保证邮件的规范和正式吗？教你“五步法”，轻松应对商务英语邮件。

我们平常写邮件时，都要以问候开头，商务邮件（business email）也是如此。最常见的用法是Dear+收件人的名字，例如：

Dear William,

Dear Mr./Mrs./Ms. Smith,

Dear Prof.（教授） Smith,

在不知道收件人是谁的情况下，可以用To whom it may concern, （敬启者）。

Tips：greeting后面要加一个逗号( comma )，然后在第二行开始写邮件的内容。

在详细表述前，我们通常会告知收件人这封邮件的目的或重点。

I am writing in reference to…

我写这封信是关于……

I am writing to confirm/enquire/inform you…

我写信是要确认/询问/通知你……

Tips：在商务邮件中，一般要使用比较书面的语言。例如“关于”这个词，大家都能脱口而出about，但about比较口语化，所以建议大家使用in reference to或regarding，这两个都是“关于”的意思。另外，in reference to一般说明已经和对方提过的事。

正文部分要注意以下几点：

简单明了(short and clear)，避免冗长句。

多用委婉客气的语气。

不要用缩写，使用does not，而不是doesn't。

重要内容加粗，但不要全部大写。

正文的最后一部分通常是感谢收件人或解释下一步是什么。

Please let us know if you want more information.

如果需要更多信息，请联系我们。

Thank you for your time and consideration.

感谢您的宝贵时间。

I look forward to hearing from you.

我很期待能够收到您的回复。

Tips：句子的结尾一般用句号，没有必要用感叹号。其他地方一般情况下也不使用感叹号。

邮件的结尾，要写上sign off和signature block。Sign off的第一个字母需要大写。常见的sign off有：

Sincerely,

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

Best regards不算很正式的表达，所以大多数人的sign off会用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。

Signature block放在sign off后面，它包括你的姓名(name)、职称(title)、公司(company)、联系方式(contact information)等。如：

Sincerely,

William Smith

Sales Manager, XX Company

+123-456-000-000

最后要注意的一点是邮件的subject（标题），标题栏可以让收件人有效地区分每封email的主要内容。你需要简洁清楚地把正文内容总结到标题栏中，否则你的邮件看起来就像垃圾邮件，逃不过进入垃圾桶的命运。这些技巧你都get到了吗？