要执行,先得把任务变得可执行
我们都用todolist来帮助自己执行,对吧。但是我经常发现todolist的效果不好,有些任务始终也执行不动的感觉。这是怎么回事呢?
这说明这个任务,可能不是一个可执行的任务,可能只是一个目标,也可能只是一个愿望。目标和愿望都是不可以直接执行的。
举个例子,下面这三个任务,哪个是可执行的,哪个是目标,哪个是愿望?
花10分钟了解一下《终身成长》这本书,看看要不要细读
背50个单词
不看字幕完全听懂一集《老友记》
第一个是可执行的任务,因为它的时间花费,任务难度都是相对固定的,不出意外是一定可以做到的。
第二个是目标,不是可执行的任务。这个比较有迷惑性,它看起来很像一个任务。
但是一来它没有限定时间——花5分钟还是2个小时?二来它也没有验收标准——怎么就算背了?背一遍算吗?还是必须当场全部默写出来才算背了?
第三个是愿望。它比目标更不可执行。除了没有限定时间,没有制定验收标准外,它一眼看上去就不是一下子可以完成的事情,除非你本来的英语听力水平,就已经基本达到那个要求了。
愿望型的任务是一个很隐蔽的陷阱。我自己的经验是,做计划的时候,我会经常高估自己的执行能力,低估这个任务的难度和耗时。这种任务在大脑空想的时候,感觉也没啥难度;但是一旦要开始做了,大脑经过重新评估,就会意识到问题的严重性,开始犯嘀咕了;你要是真的开始执行了,多半也会很快发现,这个任务不是一日之功,一时之力的事儿。
简单小结一下,一定要制定每天可以执行的任务,每项任务有时间限制(不要超过1个小时),有验收标准。如果是第一次执行的新任务类型,要多留一点机动时间。
要有交付意识
我们每天所做的任务,很多是重复琐碎的,原地踏步的,或者需要日积月累才能看到效果的任务。这种任务,不能带来成就感,实质上也不能提高你的能力,经常还属于无用功。如果每日待办事项中全都是这样的任务,那你可能会欠缺执行的动力,感觉没意思,甚至会干脆放弃,不去受维护一个待办事项列表那份累。
解决办法是每天至少安排一两个“可交付任务”。
所谓可交付任务,除了是可执行的,还是实质性推动事情发展的那种任务。比如前面那个可执行任务:花10分钟了解一下《终身成长》这本书,看看要不要细读,这种任务就不算是可交付的,因为它没有实质性推动一件事的发展。当然你可以说,这怎么不算,起码我启动了啊。那你这样想,它勉强也算可交付的。
可交付任务,是指能够明确推动一件事情发展的可执行任务。比如,下面这些任务:
略读一遍《终身成长》,做出全局思维导图,三个层级以内
联系王总,中秋问候,并顺便敲定下次拜访的时间
抒写公众号文章:没有可执行的任务,就没有执行
这种交付任务的微妙之处在于,它即是可以执行的,又是有一定独立性的,一般需要耗费较大的时间精力的任务。但是交付任务的好处是,让你这一天过得更加充实;在中期范围内考察,可以让你的计划稳步推进;在长期范围内考察,让你获得扎实的成长。
关于可交付任务和交付意识,欢迎关注我的公众号,找近期文章做进一步的了解。
用GTD清空大脑,降低大脑负荷
GTD(Getting Things Done)方法中,最重要的一个理念是:要清空大脑。
我们的大脑中充斥着各种想法,各种杂念,你自己设定的定时(提醒)器,以及大脑七想八想所产生的中间物。只有把这些东西一项项滕到纸上,或者网络笔记中,再给它们定个性,才可以释放大脑对这些事情的关注,解放大脑。这样大脑在执行任务的过程中,就会轻装上阵,高效完成。
所谓定性,就是根据任务的性质,把它们分成可以立即执行的、需要尽快执行的、延期待定的、应该废除的等等。这个定性工作完成了,大脑立刻就会轻松起来,执行力也会立即得到提高。
当然了,GTD本身就是一个执行力工具,它不止是清空大脑这一个作用。它对执行力的提高,作用是经过市场反复检验的,值得你花时间去了解。