1 如何管理整理工程档案

工程档案资料是工程建设质量的综合反映，与工程建设质量密不可分，同时对公司建设发展有着积极的意义。当前，工程档案管理工作中存在不可忽视的一些问题，制约着档案管理工作进一步发展。我们要重视工程档案管理工作，多措并举，促进档案管理工作科学发展。 那么如何管理整理工程档案吧?现在，小编就整理出管理工程的相关信息。

明确档案资料管理的范围和要求

工程档案资料管理的范围

工程建设项目立项报告、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。

档案资料管理的要求

一是工程档案工作应与工程建设同步管理;二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明;三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章;四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。

强化档案人员的业务培训

为了提高档案管理水平，工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与工程相关的一些专业类别档案。

因此，为达到工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

工程档案信息的开发和利用

通过开发利用工程档案信息，促进档案管理工作做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了更好地利用和开发档案信息。工程档案的形成是项目建设工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给更多的项目建设工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给建设部门和相关的技术工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

近几年我们实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为建设部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们工程建设事业提供了很大的帮助。每当建设部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

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 2 工程档案的重要性

(一)工程档案是项目建设全过程的真实反映，为查询信息提供依据

企业需要通过自身的实践来证明它的实力和能力，赢取自己的权益。例如几年前上海某变电站检测项目，在其工程出现了严重的问题之后，业主要求得到一定的解释，检查问题所在，找到了原来的文件记录和档案中的记录，很快明确了责任方，维护了企业的名誉，挽回了不必要的经济损失。如果没有相关规范的工程档案，或者工程档案不准确、有缺失，企业将会受到很大的损失。这种损失不管是经济上的还是名誉上的，对于一个企业来说，无疑是致命伤。由此可见，档案的规范化对于企业来说是非常重要的，它维护了企业的正常运营和发展，作用是不容小觑的。

(二)工程档案对项目监管具有很大的促进作用

工程档案是建设项目实施的历史记录，从中可以看到在项目实施的过程中所需要的技术指标、人员、数量等一切相关的资料。在有着详细的记录时，相关的实施就会在监督的情况下发挥最佳的状态，工程项目就会保质保量按期的完成，这样既对企业有好处又督促了工程实施的进度，一举多得。

(三)工程档案是工程信息的反馈

工程档案很齐全地记录了整个施工过程和管理过程的具体事项、技术等问题。所以，在施工完成后，它是一部完整的工程档案集。在以后的工程中，如果与此项目有关的问题，只要在相关的原始记录中准确快速地查到相关资料，将问题反馈出来，就能快速地解决问题，并有利于防止将来类似情况的发生。

(四)工程档案是项目成果存在和延续的核心资源

工程实体和工程档案是企业在城市建设成果的主要体现，是企业生产、经营成果的真实记录，它记录了企业在生产过程中取得的阶段性成果，还记录了工程技术人员技术操作的重要手段。是企业建设成果和先进技术经验的直接载体。

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 3 做好工程档案管理工作的对策

工程档案归档责任书文件的签署

不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。

笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。

实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作

建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。

做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量，应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会，到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解决问题，做到档案工作与工程建设“四同步”，确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时，档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通，得到他们的配合、支持。